הנחיות לניהול עמדת קופה רושמת
25 בנובמבר 2012
חוזרים מקצועיים
25 בנובמבר 2012שם המעסיק: __________
הוראות רישום תקבולים
הריני מצהיר/ה בזאת כי מר/גב' ____________________ הבהיר/ה לי עם התחלת עבודתי את נוהלי רישום התקבולים מלקוחות ובמיוחד כי:
יש לרשום כל תקבול מיד עם קבלתו ולפני שמטפלים במכירות נוספות (השהייה של מספר דקות ברישום התקבול אינה נחשבת לרישום מידי!).
- יש לרשום כל תקבול בנפרד ולא לצרף מספר תקבולים ולרשמם בקבלה אחת.
- יש למסור קבלה/חשבונית של המכירה ללקוח.
- במקרה שנרשם בטעות בקופה סכום גדול או קטן מהסכום שנתקבל בפועל, הדרך לתיקון הטעות הנה ביטול הפעולה באמצעות ההוראות כפי שרשום בנוהלי הקופה ורישום הסכום הנכון לאחר מכן. לעולם לא בדרך של קיזוזים על גבי דף נייר במקרה של סכום עודף ורישום סתמי של סכום במקרה של חוסר.
- יש לרשום כל תקבול אף אם קיים ספק בדבר החובה לרשמו (לדוגמא: פיקדון על מכירה או שירות שאינם סופיים, צ'ק דחוי שיש חשש שלא יכובד ,צ'ק לביטחון וכדומה).
- לעניין זה – "רישום תקבול":
הוצאת קבלה מידית בספר קבלות ( ולא על גבי פתקים וכיו"ב ) ורישום חשבונית במועד מאוחר יותר אם הנוהל איננו מחייב אף הוצאת חשבונית מידית.
(א) במקרה של הפסקת זרם חשמל בקופה רושמת יש להמשיך ולהפעיל אותה באמצעות המנגנונים הקבועים לצורך זה בקופה.
(ב) במקרה של תקלה טכנית המונעת המשך הפעלת הקופה הרושמת יש לנהוג כדלהלן:
- להודיע מיד לנותן השירות הטכני על התקלה.
- לעבור מיד לרישום ידני של הפדיון בספר פדיון יומי ו/או בפנקס קבלות ידני.
- אחרי תיקון התקלה יסוכם הרישום בספר הפדיון היומי/בפנקס הקבלות הידני וסכום זה יירשם בסרט הקופה הרושמת.
- תלוש המכירה אשר יתקבל מרישום זה יוצמד לספר הפדיון היומי.
- אם לצורך תיקון התקלה בוצעו בקופה פעולות ניסיוניות כלשהן, יבוטלו תלושי המכירה שיתקבלו מפעולות אלה על ידי הטכנאי המבצע את התיקון בציון התאריך ושמו של הטכנאי ובחתימת ידו. תלושי המכירה המבוטלים כאמור יישמרו כתיעוד להפחתת הפדיון היומי הנרשם בספר הקופה הרושמת.
הובהר לי כי אי מלוי אחר ההוראות הנ"ל יגרום לפיטורי מהעבודה ללא פיצויים.
הנני מתחייב/ת לשפות את בעל העסק ו/או החברה על כל נזק שייגרם לה לרבות הפסד ו/או הוצאה , קנסות על פי כל חוק , מס הכנסה , דמי ביטוח לאומי ומס ערך מוסף – אם ייגרם – כתוצאה מאי רישום תקבולים על ידי או כתוצאה מרישום תקבולים על ידי שלא בהתאם להוראות אלו.
ולראיה באתי על החתום:
תאריך: _____________ שם: ________________
ת"ז: ___________________
כתובת: _________________
__________________________________________________________________________________
אל: לקוחות המשרד.
הנדון: הוראות רישום תקבולים.
לקוחות נכבדים,
לנושא רישום תקבולים בעסק חשיבות מכרעת לגבי גורלם של ספרי העסק בעיני שלטונות מס הכנסה.
אי עמידה בדרישות החוק, דהיינו רישום מידי של תקבולים ועמידה בתנאים המפורטים במסמך המצורף תגרור לתוצאה של פסילת ספרי העסק וגם סיבה של תום לב לא תתקבל כבקשה לביטול הפסילה בעת שימוע ו/או בבית המשפט.
לדוגמא, לא ניתן להתגונן בטענה של הפסקת חשמל, שכחה של פנקסים בבית או ברכב, לחץ של קונים, תקבול במטבע חוץ שהשער לא ידוע, קופה מקולקלת וכיו"ב.
התוצאה המתקבלת מפסילת הספרים היא ברוב המקרים קשה ובסופו של דבר הנזק מתבטא בעלות כספית מאד גבוהה. לפסילת ספרי העסק בשנה מסוימת יכולה להיות גם השלכה עתידית וישנן סנקציות נוספות שעלולות להיות מוטלות במקרים מסוימים.
בנוסף לפסילת ספרי העסק רשאי פקיד שומה להטיל קנס מנהלי בגין אי רישום תקבול.
בעת האחרונה החלו במס הכנסה להשתמש בסנקציה זו כאמצעי התרעה נוסף.
כחלק מהמאמץ שיכול מעסיק לעשות על מנת להוכיח לשלטונות המס כי עשה את כל הנדרש ממנו כדי שעובדו ו/או שלוחו ירשמו תקבולים כנדרש על פי החוק הוא להביא בפני העובד את נוהלי הרישום של התקבולים בעל פה ובכתב ולהחתים את העובד על גבי המסמך המצורף. על מנת ששלטונות המס לא יראו מסמך זה כאילו בוצע למראית עין יש לבצע בפועל נוהל בדיקה שיהווה בקרה לאכיפת הכתוב במסמך ושיהיה ניתן להשתמש בו כראיה לביצועו.
נוהל ההחתמה , הבדיקה , הבקרה , ושמירת כל אלה כראיה לשלטונות המס, מומלץ ביותר ע"י המשרד ויכול שיהיה לעזר במקרה של פסילה והטלת קנס מנהלי.
למען הסר ספק כל האמור במסמך המצורף מחייב אתכם בעלי העסק בכל הקשור לרישום תקבולים ולא רק את העובדים.
הנכם מתבקשים לפנות למשרד בכל מקרה של שאלה בנושא זה ולהכין את ספרי העסק, הניירת המשרדית, חשבונות הבנק וההפקדות בהתאם לכל מקרה ובמיוחד בתקופה זו שנערכות ביקורות רבות של מס הכנסה בעסקים בעיר.
נא תשומת לבכם האמור לעיל.
