הנהלת חשבונות באילת
הנהלת חשבונות פירושה רישום של התנועות הכספיות שמבצע ארגון שהוא עסק בין אם הוא יחיד או חברה מכל מין וסוג לדוגמא, שותפות, נותני שירות, עסק יצרני, מוסד ללא כוונת רווח (מלכ"ר), חברה ציבורית, חברה נסחרת בבורסה וכו'. ללא ביצוע מסודר ושיטתי של התנועות הכספיות לא יהיה ניתן לדעת אם העסק ברווח או הפסד לתקופה נדרשת, או מה הרכוש וההתחייבויות שיש לעסק ליום מסוים. לכל סוג של הוצאה או הכנסה נפתח חשבון במערכת הנהלת החשבונות ושם נרשמים הסכומים על פי התיעוד מהספקים ונותני השירות ובעניין הכנסות בהתאם לחשבוניות המס שנרשמות ללקוחות. דוגמא להוצאות – דמי שכירות, חשמל, החזקת רכב, תקשורת, פרסום, הנה"ח,שכר עבודה,דפוס,משפטיות וכיו"ב. כרטיסי ההוצאות וההכנסות נקראים כרטיסים "תוצאתיים". לכל סוג של רכוש או התחייבות נפתח חשבון במערכת הנהלת החשבונות ובהסתמך על מסמכים מבוססים, לדוגמא אישור מהבנק על לקיחת הלוואה (התחייבות), חשבונית מס על קניית רכוש קבוע, נניח מכונת ייצור (רכוש) , צ'קים דחויים מלקוחות (רכוש), צ'קים דחויים לספקים (התחייבות). כרטיסי הרכוש וההתחייבויות נקראים כרטיסים "ממשיים". אלה כמובן מס' דוגמאות, בחיי העסק ישנם עשרות סוגים שונים של הוצאות, התחייבויות ורכוש. פועל יוצא מהאמור לעיל הוא שיש לרשום כל תנועה כספית בעסק פעמיים, פעם אחת בצד חובה- הצד המקבל, ופעם שנייה בצד זכות- הצד הנותן. להלן דוגמא לרישום כפול בספרי הנה"ח – קנינו סחורה מהספק בצ'ק דחוי , נרשום: חובת כרטיס קניות סחורה לזכות ספק ובנוסף חובת ספק לזכות קופת צ'קים דחויים לשלם. הרישום הכפול נקרא בשפה מקצועית, חשבונאות כפולה או דו – צידית. ניהול בשיטה יניב בסוף תקופה דו"ח רווח והפסד ומאזן ששניהם חשובים, כפי שציינתי בהתחלה, לדעת את הרווח או ההפסד ואת האיתנות הפיננסית של העסק כיחס של הרכוש מול ההתחייבויות.
איך מנהלים את החשבונות?
לפני 30 שנה היו מנהלים את הרישומים בכרטיסי החשבונות באופן ידני ומתייקים ושולפים את הכרטיסים באמצעות מכונות בגודל ארון קיר שנבנו באופן מיוחד לכך. בימינו ניהול החשבונות מתבצע בתוכנות מחשב שנכתבו במיוחד לשם כך. מפתחי התוכנות מחויבים ללקוחות לעניין התאמתן להוראות ניהול ספרים ורישום התכנה במס הכנסה. עם כניסת האינטרנט למשרדי מנהלי החשבונות, פותחו מודלים שמקשרים ומסנכרנים נתונים שעוברים ישירות מחשבון הבנק של הלקוח ומערכת החשבונות שלו ישירות למחשבו של מנהל החשבונות הראשי.
הנהלת חשבונות על פי הוראות חוקים שונים:
ישנם מספר מקורות חוקיים העוסקים בצורת רישום הנהלת החשבונות – הוראות ניהול ספרים, חוק החברות, חוק העמותות וכיו"ב. חשוב לדעת שהוראות ניהול ספרים מתוקף פקודת מס הכנסה מחייבות כל אדם שיש לו עסק בין אם הוא יחיד, מלכ"ר, עמותה או חברה בע"מ. לא כל עסק חייב להיות מנוהל בשיטה הכפולה וברוב המקרים העסקים הקטנים חייב לנהל חשבונות בשיטה חד – צדדית ומבלי לנהל כרטיסים כמתואר לעיל. פועל יוצא של השיטה החד – צדדית הוא שניתן לקבל רק דו"ח רווח והפסד ולא מאזן מאחר ומתנהל רישום פשוט של הכרטיסים ה- "תוצאתיים" בלבד.
התאמת ניהול החשבונות ללקוח:
הוראות ניהול ספרים עוסקות במיון העוסקים לפי ענפים: יצרנים, סיטונאים, קמעונאים, קבלנים, בעלי מקצועות חופשיים, רופאים, נותני שירות ועוד. בהתאם לענף, מחזור ההכנסות ו/או מס' המועסקים קובעות ההוראות האם תנוהל מערכת חשבונות כפולה או לא. כמו כן איזה תוספות מיוחדות יחולו, איך יראו ספרי העסק, איך יבוצעו הרישומים, ובאיזה מועדים, איך ישמרו הנתונים ועוד הנחיות רבות אחרות.
עלויות ניהול החשבונות:
ניהול החשבונות בשיטה הכפולה יקר יותר משמעותית מניהול בשיטה החד – צידית. כמובן לכל שיטה יש היתרונות והחסרונות וכל אדם יכול להתנדב לנהל כפולה גם אם לא חויב לפי ההוראות. ניהול בשיטה החד – צידית יכול לנוע בין 300 ל- 800 שקל בחודש ומותנה בכמות הפעולות שיש לרשום במע' החשבונות. ניהול בשיטה הכפולה יכול לנוע בין 1,000 ל- 3,000 שקלים בחודש לעסקים קטנים ובינוניים. מקובל ששירותי ניהול החשבונות במשרדי מנה"ח כוללים שירותי שכר ובמשרדי יועצי מס ורו"ח כוללים גם שירותי ייעוץ מיסים , דיני עבודה, חישובים פיננסיים למיניהן, הכנת אישורים, והגשת הדו"ח השנתי למס הכנסה. בדרך כלל נקבעים תעריפים בנפרד לייצוג בדיונים והכנת הצהרות – הון.